Menysun Rencana Keuangan, Sumber modal, dan Mengelola Arus Kas

BAB I

PENDAHULUAN

A.   LATAR BELAKANG

Salah satu masalah tersulit dalam proses pendirian usaha baru adalah mendapatkan modal. Bagi pengusaha, kebutuhan pembiayaan yang tersedia harus dipertimbangkan dari perspektif utang versus ekuitas serta penggunaan dana internal versus eksternal.

Sebelum mengembangkan laporan laba rugi proforma, pengusaha harus menyiapkan anggaran operasi dan modal. Jika menjadi pemilik tunggal, pengusaha harus bertanggung jawab atas berbagai keputusan anggaran. Dalam suatu perusahaan rekanan, atau dimana terdapat karyawan-karyawan, proses penganggaran awal mungkin dimulai oleh salah satu dari individu-individu tersebut, bergantung pada peran mereka dalam perusahaan itu. Sebagai contoh, anggaran penjualan dapat disiapkan oleh seorang manajer penjualan, anggaran manufaktur oleh produksi, dan seterusnya. Penentuan akhir dari anggaran-anggaran ini pada akhirnya terletak pada para pemilik atau pengusaha.

B.   RUMUSAN MASALAH

1.    Anggaran operasi dan modal

2.    Sumber dana dalam memulai usaha

3.    Peran Small Business Administration dalam pembiayaan bisnis kecil

4.    Menyusun laporan laba rugi proforma, arus kas proforma, neraca proforma, analisis impas, serta sumber dan penerapan dana proforma.

5.    Paket-paket peranti lunak dalam mengelola laporan keuangan.

C.   TUJUAN

1.    Memahami peran anggaran dalam menyiapkan laporan proforma.

2.    Mengetahui jenis-jenis pembiayaan yang ada dalam memulai usaha.

3.    Membahas pinjaman Small Business Administration (SBA).

4.    Mempelajari bagaimana menyiapkan arus kas, pendapatan, neraca, serta berbagai sumber dan penggunaan laporan dana proforma bulanan untuk tahun pertama operasi.

5.    Menjelaskan penerapan dan kalkulasi dari titik impas (break even point) untuk perusahaan baru.

6.    Mengetahui paket-paket peranti lunak alternative yang dapat digunakan untuk menyiapkan laporan keuangan.

BAB II

PEMBAHASAN

A.   ANGGARAN OPERASI DAN MODAL

Dalam penyiapan laporan laba rugi proforma, sebelumnya pengusaha harus mengembangkan sebuah anggaran penjualan yang merupakan perkiraan dari volume penjualan yang diharapkan per bulan. Dari ramalan-ramalan penjualan pengusaha akan menentukan biaya dari penjualan-penjualan tersebut. Dalam sebuah perusahaan manufaktur, pengusaha dapat membandingkan biaya untuk memproduksi secara internal atau mengontrakannya ke luar ke perusahaan manufaktur lainnya. Perkiraan persediaan akhir yang dibutuhkan sebagai sebuah penahan terhadap kemungkinan fluktuasi dalam permintaan dan biaya tenaga kerja langsung dan bahan baku juga akan dimasukkan.

Setelah melengkapi anggaran penjualan, pengusaha dapat berfokus pada biaya operasi. Pertama-tama harus dilengkapi sebuah daftar beban tetap (yang keberdaannya tidak begitu dipengaruhi oleh volume penjualan) seperti sewa, utilitas, gaji, pengiklanan, depresiasi, dan asuransi. Perkiraan beban-beban untuk sebagian besar hal tersebut dapat diterapkan dari pengalaman pribadi atau tolak ukur (benchmark) industri, atau melalui hubungan langsung dengan para pialang real estate, agen-agen asuransi, dan para konsultan. Antisipasi penambahan ruang dan karyawan baru serta meningkatnya biaya iklan juga dapat dimasukkan dalam proyeksi-proyeksi ini sebagai sesuatu yang layak dipertimbangkan.

Anggaran-anggaran modal dimaksudkan untuk memberikan sebuah dasar untuk mengevaluasi pengeluaran-pengeluaran yang akan berdampak pada bisnis selama lebih dari satu tahun. Sebagai contoh, sebuah anggaran modal dapat memproyeksikan pengeluaran-pengeluaran untuk perlengkapan baru, kendaraan, computer, atau bahkan sebuah bangunan yang baru.

B.   SUMBER DANA DALAM MEMULAI USAHA

1.    Pembiayaan Utang atau Ekuitas

Pembiayaan utang adalah metode pembiayaan yang melibatkan suatu alat pembawa bunga, biasanya pinjaman yang pembayarannya hanya terkait secara tidak langsung pada penjualan dan keuntungan dari perusahaan tersebut. Umumnya, pembiayaan utang (juga disebut pembiayaan berbasis asset) mengharuskan suatu asset (biasanya mobil, rumah, pabrik, mesin, atau tanah) digunakan sebagai jaminan. Pengusaha yang melakukan pembiayaan utang wajib membayar kembali jumlah dana yang dipinjam dan biaya yang dinyatakan dalam suku bunga. Mungkin pula terdapat biaya tambahan lain, yang terkadang disebut sebagai poin, atas penggunaan atau kemampuan untuk meminjam uang tersebut.

Pembiayaan ekuitas tidak membutuhkan jaminan dan memberikan tawaran kepada investor berupa bentuk kepemilikan dalam perusahaan baru. Investor ini akan mendapatkan pembagian keuntungan perusahaan, dan juga disposisi asset-aset perusahaan berdasarkan cara proporsional, bergantung pada presentase dari perusahaan yang dimilikinya. Semua bentuk usaha perlu memiliki ekuitas, karena semua bentuk usaha dimiliki oleh seseorang atau badan. Meskipun pemiliknya terkadang tidak langsung terlibat dalam pengelolaan usaha itu dari hari ke hari. Jumlah ekuitas ini tentunya akan berbeda-beda bergantung pada jenis dan ukuran usaha. Usaha yang lebih besar mungkin mengharuskan kepemilikan lebih dari satu orang, mencakup investor swasta dan pemodal usaha. Pembiayaan ekuitas ini menjadi dasar untuk pembiayaan utang, dan keduanya bersama-sama membentuk struktur modal usaha.

2.    Dana Internal atau Eksternal

Dana internal berasal dari dalam perusahaan seperti keuntungan, penjualan asset, pengurangan modal kerja, penundaan pembayaran utang, dan piutang. Dalam setiap usaha baru, biasanya keuntungan langsung dijadikan modal usaha tambahan pada tahun-tahun awalnya, sehingga investor ekuitas dari luar pun tidak mengharapkan adanya pembayaran utang selama waktu ini. Dana yang dibutuhkan dapat juga diperoleh dengan menjual asset yang jarang digunakan. Sumber dana internal dan jangka pendek dapat diperoleh dengan cara mengurangi asset-aset jangka pendek: persediaan, uang tunai, dan barang-barang modal usaha lainnya.

Sumber dana umum yang lainnya berasal dari luar perusahaan. Perusahaan-perusahaan yang terdaftar dalam Enterpreneur 2003 Hot 100 mendapatkan modal untuk memulai usaha dari simpanan (61%), investor swasta (31%), keluarga dan teman (18%), kredit ekuitas rumah (17%), pinjaman dari bank (16%), kartu kredit (10%), penjualan perusahaan lain (1%), pinjaman SBA (1%), dan sumber-sumber lainnya (2%).

3.    Dana Pribadi

Hanya sedikit (seandainya pun ada) perusahaan baru yang dimulai tanpa adanya dana pribadi dari pengusahanya. Tidak hanya dana ini merupakan dana ‘termurah’ dalam hal biaya dan control, dana ini juga penting untuk menarik pembiayaan dari luar, khususnya dari bank, investor swasta, dan pemodal usaha. Sumber-sumber dana pribadi pada umumnya adalah simpanan, asuransi jiwa, atau hipotek rumah atau mobil.

4.    Keluarga dan Teman

Keluarga dan teman merupakan sumber modal yang biasanya dimanfaatkan untuk memulai suatu usaha. Keluarga dan teman cenderung mau berinvestasi karena memiliki hubungan baik dengan pengusaha. Hal ini juga memiliki aspek positif dan negatif. Meskipun jumlah uang yang tersedia tidak banyak, jika tersedianya dalam bentuk pendanaan ekuitas, maka anggota keluarga atau teman kemudian memiliki posisi kepemilikan dalam usaha tersebut dan semua hak dari posisi tersebut. Hal ini akan membuat mereka merasa memiliki andil langsung dalam kegiatan usaha tersebut, dan akan berdampak negatif bagi karyawan, fasilitas, atau penjualan dan keuntungan. Maka dari itu, hal ini harus bisa diatasi dan dihindari sebisa mungkin.

5.    Bank Komersial

Bank-bank komersial masih merupakan dana jangka pendek yang paling sering digunakan oleh pengusaha jika terdedia barang yang bisa dijaminkan. Dana yang disediakan berbentuk  pembiayaan utang dank arena itu, membutuhkan suatu jaminan fisik/asset yang bernilai. Jaminan ini dapat berbentuk asset bisnis (lahan, peralatan, atau bangunan untuk usaha), asset pribadi (rumah, mobil, lahan, saham, atau surat berharga pengusaha), atau asset dari orang yang ikut menandatangani nota perjanjian pinjaman.

1.    Jenis-Jenis Pinjaman Bank

Pinjaman-pinjaman ini diberikan berdasarkan asset atau arus kas dari usaha tersebut. Basis asset untuk pinjaman:

-       Pinjaman piutang: jika konsumennya terkenal dan layak memperoleh kredit, suatu bank dapat membiayai hingga 80% nilai piutang mereka.

-       Pinjaman persediaan: jenis asset lain dari perusahaan yang biasanya menjadi basis untuk pinjaman, khususnya ketika investornya bersifat likuid dan dapat dijual dengan mudah.

-       Pinjaman peralatan: peralatan dapat digunakan untuk mendapatkan pembiayaan jangka panjang, biasanya selama 3 hingga 10 tahun. Pembiayaan peralatan terdiri atas beberapa kategori: pembiayaan pembelian peralatan baru, pembiayaan peralatan bekas yang sudah dimiliki perusahaan, pembiayaan enjualan-penyewaan kembali, atau pembiayaan penyewaan.

-       Pinjaman real estate: pembiayaan hipotek ini biasanya mudah diperoleh hingga 75% lahan, pabrik, atau gedung lain dari perusahaan menjadi dana pinjaman.

Pembiayaan Arus Kas:

-       Pinjaman bertahap: digunakan untuk menutupi kebutuhan modal kerja untuk jangka waktu tertentu, misalnya ketika pembiayaan musiman sedang dibutuhkan.

-       Pinjaman komersial langsung: suatu perusahaan mendapatkan pinjaman dana yang jatuh tempo dalam 30-90 hari. Sering digunakan untuk pembiayaan musiman dan untuk memperbanyak persediaan.

-       Pinjaman jangka panjang: pinjaman ini biasanya hanya disediakan untuk perusahaan-perusahaan yang kuat dan sudah mapan dan berlaku hingga 10 tahun.

-       Pinjaman karakter: umumnya mengharuskan pengusaha atau seseorang yang lain merelakan asetnya untuk dijadikan jaminan, atau mengharuskan perjanjian pinjaman ini ditandatangani oleh seseorang yang lain. Asset yang biasanya dijaminkan adalah mobil. Rumah, lahan, dan sekuritas.

2.    Keputusan-Keputusan Bank untuk Meminjamkan Uang

Keputusan-keputusan bank untuk memberikan pinjaman dibuat menurut kaidah 5C dalam meminjamkan uang: karakter (character), kapasitas (capacity), modal (capital), jaminan (collateral), dan keadaan (condition). Surat-surat keuangan (seperti neraca saldo dan pendapatan) dikaji dalam hal kemampuannya menghasilkan keuntungan dan rasio kreditnya, keluar masuknya persediaan, penuaan dari piutang, modal pengusaha yang diinvestasikan, dan komitmen terhadap bisnis tersebut.  Proyeksi-proyeksi ke masa depan dalam hal ukuran pasar, penjualan, dan kemampuan menghasilkan keuntungan juga dievaluasi untuk menentukan kemampuannya melunasi pinjaman.

C.   PERAN SMALL BUSINESS ADMINISTRATION DALAM PEMBIAYAAN BISNIS KECIL

Di Amerika Serikat, ketika pengusaha tidak mampu mendapatkan pinjaman bank komersial, alternatifnya adalah jaminan dari Small Business Administration (SBA). Basis Loan Guaranty 7(a) aadalah program pinjaman bisnis primer dari SBA. Program ini membantu bisnis kecil yang memenuhi syarat untuk mendapatkan dana bantuan jika mereka tidak mendapatkan pinjaman melalui jalur peminjaman yang regular. Hasil dari pinjaman tersebut dapat digunakan untuk beragam keperluan bisnis, seperti modal kerja; mesin dan perlengkapan; furniture dan peralatan lengkap; tanah dan bangunan; perbaikan leasehold; dan bahkan dalam kondisi tertentu, pembayaran utang.

Di AS, untuk mendapatkan pinjaman 7(a), pengusaha kecil harus memenuhi beberpa kriteria. Kemampuan membayar kembali yang dapat dilihat dari aliran kas merupakan kriteria umumnya, kriteria lainnya yang harus dipenuhi adalah karakter yang baik, kemampuan manajemen, jaminan, dan kontribusi ekuitas pemilik.

Untuk di Indonesia sendiri, lembaga yang menyediakan pinjaman untuk saha kecil misalnya adalah Kredit Usaha Rakyat (KUR) yang disediakan oleh pemerintah yaitu Kementrian UMKM.

D.   MENYUSUN LAPORAN LABA RUGI PROFORMA, ARUS KAS PROFORMA, NERACA PROFORMA, ANALISIS IMPAS, SERTA SUMBER DAN PENERAPAN DANA PROFORMA

1.    Laporan Laba Rugi Proforma

Dalam menyiapkan laporan laba rugi proforma, pertama-tama penjualan per bulan harus dihitung. Riset pemasaran, penjualan industri, dan sejumlah pengalaman percobaan dapat memberikan dasar untuk angka-angka ini. Teknik-teknik ramalan seperti survei tujuan pembeli, gabungan dari pendapat tim penjualan, pendapat ahli, atau rangkaian waktu dapat digunakan untuk memproyeksikan penjualan. Seperti yang diharapkan, akan memakan waktu sebentar bagi perusahaan baru manapun untuk membangun penjualan. Biaya-biaya untuk mencapai berbagai peningkatan ini mungkin lebih tinggi secara tidak proporsional dalam beberapa bulan, bergntung pada situasi selama periode tertentu.

Laporan laba rugi proforma tersebut juga memberikan proyeksi-proyeksi dari semua beban operasi untuk setiap bulan selama tahun pertama. Setiap beban harus dicantumkan dan dinilai secara hati-hati untuk memastikan bahwa peningkatan-peningkatan beban tersebut ditambahkan pada bulan yang sesuai. Gaji dan upah harus mencerminkan jumlah personel yag diperkerjakan serta peran mereka dalam organisasi di perusahaan. Seiring dengan diperkerjakannya personel-personel baru untuk mendukung peningkatan bisnis, biaya-biayanya harus dimasukkan Dalam laporan proforma.

Selain pada laporan laba rugi proforma bulanan untuk tahun pertama, proyeksi-proyeksi harus dibuat untuk tahun kedua dan ketiga. Biasanya, investor lebih suka melihat proyeksi pendapataan untuk tiga tahun. Dalam memproyeksikan beban-beban operasi untuk tahun kedua dan ketiga, akan membantu untuk pertama-tama melihat pada biaya-biaya yang kemungkinan akan stabil seiring dengan berjalannya waktu. Hal-hal seperti depresiasi, utilitas, sewa, asuransi, dan bunga dapat lebih mudah ditentukan jika mengetahui penjualan yang diramalkan untuk tahun kedua dan ketiga.  

2.    Arus Kas Proforma

Arus kas tidak sama dengan laba. Laba merupakan hasil pengurangan penjualan terhadap beban, sedangkan arus kas dihasilkan dari selisih antara penerimaan kas dan pembayaran kas aktual. Penjualan mungkin tidak dianggap sebagai kas karena sebuah penjualan mungkin saja terjadi tetapi pembayarannya tidak dilakukan sebelum 30 hari. Selain itu, tidak semua tagihan dibayar dengan segera. Sebaliknya, pembayaran-pembayaran kas untuk mengurangi pokok sebuah pinjaman bukan merupakan biaya bisnis, melainkan tetap merupakan pengurangan kas.

Penting bagi pengusaha untuk membuat proyeksi bulanan atas arus kas seperti proyeksi bulanan yang dibuat untuk keuntungan. Jika pengeluaran-pengeluaran lebih besar daripada penerimaan pada suatu periode waktu, pengusaha harus meminjam dana atau mempunyai kas dalam sebuah rekening bank untuk menutupi pengeluaran-pengeluaran yang lebih tinggi tersebut. Arus kas positif yang besar dalam periode waktu tertentu mungkin harus diinvestasikan dalam sumber jangka pendek atau didepositokan dalam sebuah bank dengan tujuan untuk menutup periode-periode waktu di masa depan saat pengeluaran lebih besar dari pendapatan.

3.    Neraca Proforma

Neraca proforma mencerminkan posisi bisnis pada akhir tahun pertama. Neraca ini merangkum asset, kewajiban, dan nilai bersih dari pengusaha. Setiap transaksi bisnis mempengaruhi neraca, tetapi karena masalah waktu dan biaya serta kebutuhan, merupakan sebuah hal yang umum untuk menyiapkan neraca pada jangka waktu periodic (kuartal atau tahunan). Jadi, neraca adalah sebuah gambaran bisnis pada momen tertentu dalam suatu waktu dan tidak meliputi suatu periode waktu.

·         Asset: dikategorikas sebagai asset lancer dan tetap. Asset lancer meliputi kas dan semua yang dapat dialihan menjadi kas atau digunakan dalam operasi bisnis selama periode waktu satu tahun atau kurang. Asset tetap adalah asset-asset yang nyata dan digunakan untuk periode waktu yang lama.

·         Kewajiban: akun ini mewakili semua utang kepada kreditor. Beberapa dalam jumlah ini mungkin jatuh tempo dalam satu tahun (kewajiban lancer), dan lainnya dapat berupa utang-utang jangka panjang.

·         Ekuitas pemilik: jumlah ini mewakili kelebihan dari semua asset atas semua kewajiban. Jumlah ini mewakili nilai bersih dari bisnis.

4.    Analisis Impas

Analisis impas adalah sebuah teknik yang berguna dalam menentukan berapa banyak unit yang harus dijual atau volume penjualan yang harus dicapai untuk mencapai impas. Titik penjualan impas mengindikasikan volume penjualan yang dibutuhkan untuk menutupi total biaya variable dan beban tetap kepada pengusaha. Kelebihan penjualan setelah titik impas akan menghasilkan keuntungan selama harga jual tetap diatas biaya-biaya yang diperlukan untuk memproduksi setiap unit (biaya variable).

Rumus untuk mencapai impas diperoleh sebagai berikut:

                        B/E(Q) =                    TFC

                                                SP – VC/Unit

Selama harga penjualan lebih besar dari biaya variable per unit, sejumlah kontribusi dapat dibuat untuk menutupi biaya tetap. Akhirnya, kontribusi-kontribusi ini akan cukup untuk membayar semua biaya tetap, di mana pada titik tersebut perusahaan mencapai impas.

5.    Sumber dan Penerapan Dana Proforma

Laporan sumber dan penerapan dana proforma menggambarkan penempatan pendapatan dari operasi dan pendanaan lainnya. Tujuannya adalah untuk memperlihatkan bagaimana pendapatan bersih dan pendanaan digunakan untuk meningkatkan asset atau membayar utang.

E.   PAKET-PAKET PERANTI LUNAK DALAM MENGELOLA LAPORAN KEUANGAN

Terdapat sejumlah paket peranti lunak keuangan yang tersedia bagi pengusaha yang dapat melacak data keuangan dan menghasilkan laporan keuangan penting lainnya. Untuk tujuan membuat laporan-laporan proforma, setidaknya dalam tahap perencanaan bisnis, mungkin paling mudah untuk menggunakan sebuah program spreadsheet karena angka-angkanya dapat

sering kali berubah seiring dengan dimulainya pengembangan anggaran untuk laporan-laporan proforma oleh pengusaha. Microsoft Excel adalah peranti lunak spreadsheet yang paling luas digunakan dan tersedia dalam format Macintosh dan PC.

Paket-paket peranti lunak tersebut bervariasi dalam harga dan kompleksitas. Produk peranti lunak yang paling sederhana untuk digunakan adalah QuickBooks ($99-$299), Peachtree (Best Software), dan paket-paket yang ditawarkan oleh Medlin Accounting and Checkmark Software Inc.  Paket-paket ini menawarkan peranti lunak daftar gaji dan buku besar umum akuntasi dasar untuk perusahaan baru. Beberapa paket peranti lunak komprehensif lainnya (disamping Peachtree), diantaranya adalah Microsoft Office Small Business Accounting, Redwing Software, dan Cougar Mountain Software.

Jika dibutuhkan sebuah paket yang lebih komprehensif, pengusaha harus mendiskusikan pilihan-pilihannya dengan sebuah asosiasi bisnis, teman, atau konsultan yang dapat menilai kebutuhan-kebutuhannya, mengevaluasi manfaat dari pilihan yang paling sesuai, dan membantu pengusaha tersebut dalam memilih paket terbaik yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan perusahaan tersebut.

BAB III

PENUTUP

A.   KESIMPULAN

Makalah ini menjelaskan beberapa teknik proyeksi keuangan dalam memulai sebuah bisnis. Pertama-tama pengusaha harus membuat ramalan atau perkiraan kebutuhan penjualan atau produksi untuk produk/jasa yang akan dijual, seperti biaya produksi, sewa, gaji karyawan, iklan dan lain sebagainya. Setelah itu, menyiapkan modal yang diperlukan untuk memulai usaha tersebut. Modal bisa didapat dari pinjaman bank, simpanan sendiri, keluarga/teman, dan pembiayaan lainnya yang memungkinkan. Setelah usaha tersebut berdiri dan sudah bisa dijalankan, pengusaha harus membuat laporan keuangan perusahaan untuk kejelasan dan mengetahui apakah perusahaan tersebut untung, rugi, atau berada dalam posisi impas. Laporan keuangan juga diperlukan sebagai bukti bahwa pengusaha bisa mendapatkan pinjaman dari kreditur karena usaha yang dijalankannya maju. Di jaman yang serba teknologi seperti ini, banyak pengusaha yang menggunakan perangkat lunak dalam membuat laporan keuangan perusahaannya agar lebih efektif den efisien.

B.   SARAN

Sebelum memulai usaha sebaiknya disiapkan dahulu rencana yang matang dalam hal modal, manajemen, kualitas produk, dan pemasarannya agar usaha yang kita jalankan bisa diterima oleh masyarakat atau pelanggan dan diharapkan usaha kita bisa berjalan dengan baik dan mencapai keuntungan.

DAFTAR PUSTAKA

Robert D. Hisrich, dkk. (2008).“Kewirausahaan”. Jakarta: Salemba Empat.