OTOMATISASI KANTOR

Otomatisasi Kantor

Otomatisasi kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Penggunaan alat eloktronik ini memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktifitas.

Tujuan Otomatisasi Kantor adalah untuk penggabungan dan penerapan teknologi, memeperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan, dan otomatisasi kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Tujun otomatisasi kantor masa kini ialah komputer tidak menggantikan pekerjaan saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.[1]

Menurut kutipan tersebut biasanya otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Misalnya manajer yaitu orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM. Lalu ada sekretaris yang biasanya melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan. Dan ada juga pegawai administrative yang melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen atau pengarsipan, dsb.

Ada beberapa aplikasi dalam otomatisasi kantor antara lain, word Processing, email, voice mail, electronic calendaring, audio conferencing, faximile, desktop publishing, dsb. Aplikasi-aplikasi tersebut digunakan dalam aktivitas perkantoran sehari-hari untuk menunjang kelancaran dan keefektifan dalam bekerja. Sebuah perusahaan tidak perlu untuk mengirim surat lewat pos lagi ke perusahaan lain, dengan adanya aplikasi otomatisasi kantor ini mereka bisa menggunakan email ataupun faximile untuk berkirim surat ke perusahaan lain dalam transaksi ataupun urusan lainnya. Teknologi ini tentu saja dapat mengheemat biaya, waktu dan tenaga yang sangat besar dibandingkan jika harus mengirim surat tersebut melalui pos.

Maka dari itu, sebagai sumber daya manusia di jaman sekarang ini kita dituntut untuk bisa mengikuti perkembangan teknologi yang semakin pesat. Jika tidak, kita akan ketinggalan atau bahkan akan susah untuk mendapatkan pekerjaan karena setiap perusahaan sekarang sudah menggunakan teknologi yang canggih seperti otomatisasi kantor ini agar produktifitas yang dilakukan perusahaan bisa lebih efektif dan efisien.

Saat ini sudah banyak perguruan tinggi di Indonesia, baik negeri maupun swasta yang memberikan fasilitas dan pengajaran kepada mahasiswanya berupa teknologi yang sedang berkembang di jaman sekarang ini agar mahasiswanya itu menjadi sumber daya manusia yang unggul dan bisa diandalkan dalam perusahaan nantinya. Karena di era globalisasi saat ini, kita dituntut untuk bisa mengikuti segala macam perkembangan yang ada, salah satunya adalah teknologi.

---

[1]Blogaanwati. “Otomatisasi Kantor.”  http://blogaanwati.wordpress.com/2013/01/11/otomatisasi-kantor/ (diakses tanggal 6 Februari 2014)